Privacybeleid

Privacybeleid Stichting KEI
In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe Stichting KEI omgaat met uw persoonsgegevens: welke gegevens wij verzamelen en waarvoor we deze gegevens gebruiken. Ook wordt hier uitgelegd hoe u uw gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. Wij vinden het namelijk belangrijk dat u hier goed van op de hoogte bent en daarom raden wij u ook aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Contactgegevens
U kunt met al uw vragen en verzoeken over de verwerking van uw persoonsgegevens terecht bij:

Stichting KEI
Pelsterstraat 23
9711 KH Groningen
0503638090
info@keiweek.nl

Stichting KEI en persoonsgegevens
Stichting KEI is een onafhankelijke stichting zonder winstoogmerk, van en voor studenten. Stichting KEI organiseert eenmaal in het jaar een algemene introductieweek voor alle aankomende eerstejaars- en doorstroomstudenten van de Hanzehogeschool Groningen, Rijksuniversiteit Groningen, Academie Verloskunde Groningen en Stenden Hogeschool. Tijdens de KEI-week staat alles in het teken van het
leren kennen van medestudenten en je nieuwe studiestad in al haar glorie. Hierbij ontvangen wij verschillende aanmeldingen voor KEI-lopers, KEI-leiders en vrijwilligers. Hierbij verzamelen wij persoonsgegevens wanneer u van onze producten of diensten gebruikmaakt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de producten en diensten van Stichting KEI. Wanneer u producten of diensten van Stichting KEI gebruikt, vertrouwt u ons met uw persoonsgegevens. Door gebruik te maken van onze website geeft u aan het privacybeleid te accepteren. Via onze websites bieden wij meerdere producten en/of diensten aan. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel
persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij bij de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere organisaties of bedrijven. Persoonsgegevens worden daarom zorgvuldig verwerkt en
beveiligd. Wij houden ons hierbij aan de regels van de privacywetgeving. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij:

  • Duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken.
  • Je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming vereist is.
  • Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren.
  • Wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er onder andere voor te zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
  • Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.

U dient zich ervan bewust te zijn dat Stichting KEI niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen.

Gebruik van persoonsgegevens
Bij inschrijvingen bij Stichting KEI voor KEI-lopers, KEI-leiders en/of crewleden laat u verschillende gegevens bij ons achter. Dit zijn voornamelijk persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden door ons verwerkt afhankelijk van welke dienst u kiest te gebruiken bij Stichting KEI. In deze algemene privacyverklaring wordt in hoofdlijnen weergegeven welke categorieën persoonsgegevens Stichting KEI
verwerkt. Stichting KEI spant zich in om een zo volledig mogelijk overzicht te geven. De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

  • NAW-gegevens: naam, adres, postcode, woonplaats en land van herkomst;
  • Leeftijdsgegevens: leeftijd en geboortedatum;
  • Contactgegevens: e-mailadres en telefoonnummer;
  • Gegevens over uw sekse;
  • Algemene gegevens: interesses, groep voorkeuren, verwachtingen;
  • Financiële gegevens: bankrekeningnummer;
  • Accountgegevens van onderwijsinstelling: studentnummer en studie;
  • Contactgegevens van ICE-persoon: naam en telefoonnummer.

Tot slot kunnen jouw persoonsgegevens worden verwerkt wanneer onze medewerkers tijdens de KEI-week foto’s en video-opnamen maken. Dit beeldmateriaal wordt uitsluitend voor promotiedoeleinden gebruikt. Denk hierbij aan een promofilm voor toekomstige KEI-events of content voor op onze social-media kanalen. Wil jij een foto of video-opname waarop jij te zichtbaar bent laten verwijderen? Stuur dan een mail naar info@keiweek

Doel verwerkingen persoonsgegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden. Dit is mede afhankelijk van welke diensten u gebruikmaakt van Stichting KEI. In deze algemene privacyverklaring wordt op hoofdlijnen weergegeven voor welke doelen uw gegevens worden verwerkt.

Stichting KEI verwerkt persoonsgegevens in het kader van:

a. KEI-lopers en KEI-leiders
b. Vrijwilligers

a. KEI-lopers en KEI-leiders

Stichting KEI verwerkt de persoonsgegevens van inschrijvingen voor KEI-lopers en KEI-leiders voor de volgende doelen:

  1. Het vaststellen van de identiteit van KEI-lopers en KEI-leiders. Voor het vaststellen van de identiteit van zowel de KEI-lopers als KEI-leiders, worden de NAW-gegevens, leeftijdsgegevens, contactgegevens, financiële gegevens, accountgegevens en contactgegevens van ICE-persoon gebruikt;
  2. Het creëren van KEI-groepen. Voor het creëren van deze groepen, worden de algemene gegevens gebruikt;
  3. Het werven van mogelijke vrijwilligers. Wanneer u heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn om vrijwilliger te worden bij Stichting KEI, worden de contactgegevens gebruikt waarmee Stichting KEI u kan benaderen. 
  4. In het geval van nood gebruikt Stichting KEI de contactgegevens van de ICE-persoon. 

b. Vrijwilligers

Stichting KEI verwerkt de persoonsgegevens van vrijwilligers voor de volgende doelen:

  1. Het vaststellen van de identiteit van de vrijwilligers. Voor het vaststellen van de identiteit van de vrijwilligers, worden de NAW-gegevens, leeftijdsgegevens, contactgegevens en financiële gegevens gebruikt.

Grondslagen verwerkingen
De grondslag voor de verwerkingen van de hierboven beschreven doeleinden is de door u gegeven toestemming voor de verwerking. U heeft altijd de mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.

Uw rechten
U heeft op grond van de privacywetgeving diverse rechten. Uw verzoeken worden binnen een maand na ontvangst beoordeeld en afgehandeld. Als uw verzoek complex is of als u veel verzoeken indient, is deze termijn maximaal drie maanden.

Voor behandeling wordt eerst vastgesteld of het verzoek is ingediend door een bevoegd persoon en of het verzoek legitiem is. Daarom kan om uw legitimatie worden gevraagd voordat het verzoek in behandeling wordt genomen.

U heeft het recht om Stichting KEI te verzoeken om een (digitaal) overzicht van de over u verwerkte persoonsgegevens, de verwerkingen daarvan en de toepasselijke bewaartermijnen te laten zien. Wanneer u vindt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of wanneer u niet langer wilt dat uw gegevens worden verwerkt, kunt u vragen om deze gegevens te rectificeren of om verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen en deze te verwijderen. Wanneer u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens, heeft u het recht deze weer in te trekken. Het gebruikmaken van deze rechten is natuurlijk kosteloos.

Verdere verwerking en hergebruik van gegevens
Het komt voor dat Stichting KEI uw contactgegevens bewaart en mogelijk verwerkt voor hergebruik van de gegevens. Bijvoorbeeld: u heeft zich opgegeven als KEI-loper in 2023. Dan bewaren wij de contactgegevens voor eventuele werving van KEI-leider of crew in 2024. Stichting KEI neemt hierbij altijd de wettelijke voorschriften in acht en zo zullen de persoonsgegevens alleen verder verwerkt worden op een wijze die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Deze gegevens worden zeven jaar bewaard en vervolgens verwijderd.

Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om een beter inzicht te krijgen in onze bezoekers, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestanden die
op uw computer worden geplaatst) om de website te analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden bewaard op
eigen beveiligde servers van Stichting KEI of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere
diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden.
Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Derden

Binnen de organisatie van Stichting KEI worden uw persoonsgegevens verwerkt door Tactile B.V. en Appademic B.V. Met zowel Tacitle als Appademic worden altijd schriftelijke afspraken gemaakt waarmee de zorgvuldige en veilige omgang met uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.

Tactile B.V.

Tactile verzorgt het inschrijfsysteem en het betaalsysteem voor Stichting KEI. Zij vraagt alle genoemde gegevens uit in het inschrijfformulier. Niet al deze gegevens worden door Tactile verwerkt. Om het betaalsysteem te laten functioneren, worden de volgende gegevens verwerkt:

  • NAW gegevens. Dit is noodzakelijk om een Tactile account aan te maken;
  • Leeftijdsgegevens. Dit is noodzakelijk om een onderscheid te maken tussen 18+ en 18-, zodat het alcoholbeleid kan worden uitgevoerd;
  • Contactgegevens. Dit is noodzakelijk om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen van de KEI-week en u de ticket te verschaffen;
  • Financiële gegevens. Dit is noodzakelijk zodat het resterende tegoed dat op uw account door u is opgeladen, wordt teruggestort na de KEI-week. 

Appademic B.V.

Appademic verzorgt zowel de groepsvorming als de applicatie voor Stichting KEI. Om de groepsvorming goed te laten verlopen, ontvangt Appademic de gegevens van u vanuit Tactile. De volgende gegevens worden door Appademic ontvangen en verwerkt om de KEI-groepjes te vormen:

  • NAW gegevens;
  • Leeftijdsgegevens. Dit is noodzakelijk zodat de groepjes worden gevormd in een gewenste verhouding wat betreft leeftijd;
  • Contactgegevens. Dit is noodzakelijk zodat u kan worden gekoppeld aan een vriend(in). Deze koppeling vindt plaats door middel van het opgegeven e-mailadres;
  • Gegevens over uw sekse. Dit is noodzakelijk zodat de groepjes worden gevormd in een gewenste verhouding wat betreft sekse;
  • Algemene gegevens. Dit is noodzakelijk zodat de groepjes worden gevormd in een gewenste verhouding wat betreft interesses en voorkeuren;
  • Accountgegevens. Dit is noodzakelijk zodat de groepjes worden gevormd in een gewenste verhouding wat betreft studies. 

Wijzigingen van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 01-05-2019 en is daarna gepubliceerd op de publieke website van Stichting KEI en vanaf dat moment ook van toepassing. De Rijksuniversiteit Groningen kan deze privacyverklaring wijzigen. Aanleidingen kunnen onder meer zijn: (wijziging van) wet- en regelgeving, wijziging in het algemene privacybeleid van de Rijksuniversiteit Groningen en voortschrijden van de techniek. Uiteraard wordt u hiervan op de hoogte gesteld. Deze privacyverklaring is gewijzigd door het Dagelijks Bestuur op 01-05-2023.

Vragen en feedback
Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of u vanwege een andere reden een klacht heeft over de omgang met uw persoonsgegevens, kunt u uw klacht mailen naar: info@keiweek.nl.
Naast het feit dat u bij Stichting KEI terecht kunt met uw vragen, verzoeken en klachten heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.