Privacybeleid

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe Stichting KEI omgaat met uw persoonsgegevens: welke
gegevens wij verzamelen en waarvoor we deze gegevens gebruiken. Ook wordt hier uitgelegd hoe u uw
gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. Wij vinden het namelijk belangrijk dat u hier goed van op
de hoogte bent en daarom raden wij u ook aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Contactgegevens verantwoordelijke
U kunt met al uw vragen en verzoeken over de verwerking van uw persoonsgegevens terecht bij:
Stichting KEI
Pelsterstraat 23
9711 KH Groningen
0503638090
info@keiweek.nl

Stichting KEI en persoonsgegevens
Stichting KEI is een onafhankelijke stichting zonder winstoogmerk, van en voor studenten. Stichting KEI
organiseert eenmaal in het jaar een algemene introductieweek voor alle aankomende eerstejaars- en
doorstroom studenten van de Hanzehogeschool Groningen, Rijksuniversiteit Groningen, Academie
Verloskunde Groningen en Stenden Hogeschool. Tijdens de KEI-week staat alles in het teken van het
leren kennen van medestudenten en je nieuwe studiestad in al haar glorie. Hierbij ontvangen wij
verschillende aanmeldingen voor KEI-lopers, KEI-leiders en vrijwilligers. Hierbij verzamelen wij
persoonsgegevens wanneer u van onze producten of diensten gebruikt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Stichting KEI. Wanneer u producten of diensten
van Stichting KEI gebruikt, vertrouwt u ons met uw persoonsgegevens. Door gebruik te maken van onze
website geeft u aan het privacy beleid te accepteren. Via onze websites bieden wij meerdere producten
en of diensten aan. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens
genoemd. In sommige gevallen werken wij bij de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere
organisaties of bedrijven. Persoonsgegevens worden daarom zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij
houden ons hierbij aan de regels van de privacywetgeving. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij:

– Duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken.
– Je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in
gevallen waarin jouw toestemming is vereist.
– Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn
voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
– Jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te
kunnen leveren.
– Wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er onder andere
voor te zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
– Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook
eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.
U dient zich ervan bewust te zijn dat Stichting KEI niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van
andere sites en bronnen.

Gebruik van persoonsgegevens
Bij inschrijvingen bij Stichting KEI voor KEI-lopers, KEI-leiders en/of crew leden laat u verschillende
gegevens bij ons achter. Dit zijn voornamelijk persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden door
ons verwerkt afhankelijk van welke dienst u kiest te gebruiken bij Stichting KEI. In deze algemene
privacyverklaring wordt in hoofdlijnen weergegeven welke categorieën persoonsgegevens Stichting KEI
verwerkt. Stichting KEI spant zich ervoor in om een zo volledig mogelijk overzicht te geven. De volgende
categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
1. NAW-gegevens: naam, adres, postcode, woonplaats en geboorteplaats;
2. Leeftijdsgegevens: leeftijd en geboortedatum;
3. Contactgegevens: e-mailadres en telefoonnummer;
4. Gegevens over uw sekse;
5. Financiële gegevens: bankrekeningnummer;
6. Accountgegevens van onderwijsinstelling: studentnummer;
7. Contactgegevens van ICE persoon: e-mailadres en telefoonnummer.

Doel verwerkingen persoonsgegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden. Dit is mede
afhankelijk van welke diensten u gebruik maakt van stichting KEI. In deze algemene privacyverklaring
wordt op hoofdlijnen weergegeven voor welke doelen uw gegevens worden verwerkt.
Stichting KEI verwerkt persoonsgegevens in het kader van:
a. KEI-lopers en KEI-leiders
b. Vrijwilligers

a. KEI-lopers en KEI-leiders
Stichting KEI verwerkt de persoonsgegevens van inschrijvingen voor KEI-lopers en KEI-leiders voor de
volgende doelen:
1. Het vaststellen van de identiteit van KEI-lopers en KEI-leiders;
2. Het werven van mogelijke vrijwilligers.

b. Vrijwilligers
Stichting KEI verwerkt de persoonsgegevens van inschrijvingen voor KEI-lopers en KEI-leiders voor de
volgende doelen:
1. Het vaststellen van de identiteit de vrijwilligers;
2. Het werven van mogelijke vrijwilligers.

Grondslagen verwerkingen
De grondslag voor de verwerkingen van de hierboven beschreven doeleinden is de door u gegeven
toestemming voor de verwerking. U heeft altijd de mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.

Uw rechten
U heeft op grond van de privacywetgeving diverse rechten. Uw verzoeken worden binnen een maand na
ontvangst beoordeeld en afgehandeld. Als uw verzoek complex is of als u veel verzoeken indient, is deze
termijn maximaal drie maanden.
Voor behandeling wordt eerst vastgesteld of het verzoek is ingediend door een bevoegd persoon en of
het verzoek legitiem is. Daarom kan om uw legitimatie worden gevraagd voordat het verzoek in
behandeling wordt genomen.
U heeft het recht om Stichting KEI te verzoeken om een (digitaal) overzicht van de over u verwerkte
persoonsgegevens, de verwerkingen daarvan en de toepasselijke bewaartermijnen te laten zien.
Wanneer u vindt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of wanneer u niet langer wilt dat uw gegevens
worden verwerkt, kunt u vragen om deze gegevens te rectificeren of om verwerking van uw
persoonsgegevens te stoppen en deze te verwijderen. Wanneer u toestemming heeft gegeven voor de
verwerking van uw gegevens, heeft u het recht deze weer in te trekken. Het gebruik maken van deze
rechten is natuurlijk kosteloos.

Verdere verwerking en hergebruik van gegevens
Het komt voor dat Stichting KEI uw gegevens bewaart en mogelijk verwerkt voor hergebruik van de
gegevens. Bijvoorbeeld: u heeft zich opgegeven als KEI-loper in 2018. Dan bewaren wij deze gegevens
voor eventuele werving van KEI-leider of crew in 2019. Stichting KEI neemt hierbij altijd de wettelijke
voorschriften in acht en zo zullen de persoonsgegevens alleen verder verwerkt worden op een wijze die
verenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Deze gegevens worden zeven jaar
bewaard en vervolgens verwijderd.

Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om een beter inzicht te krijgen in onze bezoekers, zodat wij
onze diensten hierop kunnen afstemmen. Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestanden die
op uw computer worden geplaatst) om de website te analyseren hoe gebruikers de website gebruiken.
De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden bewaard op
eigen beveiligde servers van Stichting KEI of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om
bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere
diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser
opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden.
Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct
functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Derden
Binnen de organisatie van Stichting KEI worden uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de
personen voor wie deze gegevens noodzakelijk zijn. Stichting KEI schakelt voor de uitvoering van haar
processen diverse partijen in die daarbij ten behoeve van Stichting KEI persoonsgegevens verwerken
(bijv. IT-leveranciers of Verzendbedrijven). Met deze ‘verwerkers’ worden altijd schriftelijke afspraken
gemaakt waarmee de zorgvuldige en veilige omgang met uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
Wijzigingen van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 01-05-19 en is daarna gepubliceerd op de
publieke website van Stichting KEI en vanaf dat moment ook van toepassing. De RUG kan deze
privacyverklaring wijzigen. Aanleidingen kunnen onder meer zijn: (wijziging van) wet- en regelgeving,
wijziging in het algemene privacy-beleid van de RUG en voortschrijden van de techniek. Uiteraard wordt
u dan hiervan op de hoogte gesteld.

Vragen en feedback
Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of u
vanwege een andere reden een klacht heeft over de omgang met uw persoonsgegevens, kunt u uw
klacht mailen naar: info@keiweek.nl.
Naast het feit dat u bij Stichting KEI terecht kunt met uw vragen, verzoeken en klachten heeft u het
recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is in Nederland de Autoriteit
Persoonsgegevens.

Nieuwsbrief

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de KEI-week.

Inschrijven nieuwsbrief

Partners

Zonder onze trouwe partners zou het allemaal niet gelukt zijn.

Veelgestelde vragen voor KEI-lopers

Waar kan ik me inschrijven voor de KEI-week?

Je kunt je vanaf midden mei inschrijven via deze website. Klik hiervoor op de knop ‘inschrijven’ in het hoofdmenu. Je kunt je ook inschrijven voor de KEI-week tijdens de Daginschrijving op de maandag van de KEI-week, echter is je inschrijving dan wel 3 euro duurder.

Word ik met studiegenoten in een KEI-groepje geplaatst?

We proberen in ieder KEI-groepje twee studenten met dezelfde studie te plaatsen. Dit kunnen we helaas niet garanderen. Omdat de KEI-week een algemene introductieweek is hebben we er voor gekozen de groepsindeling te baseren op interesse. Daarnaast organiseren studies vaak een eigen introductieperiode in de eerste week van je studie, waardoor je je studiegenoten snel genoeg zult leren kennen!

Tot wanneer kan ik mij inschrijven voor de KEI-week?

De online inschrijving blijft geopend tot de vrijdag voor de KEI-week 9 augustus, 18:00 uur. Tijdens de KEI-week is het nog mogelijk om je op de maandag in te schrijven bij de Daginschrijving op het Broerplein bij het Academiegebouw. Later in de week is het ook nog mogelijk om je in te schrijven, dit kan je doen op het KEI-pand aan de Pelsterstraat 23.

Kan ik na mijn inschrijving nog annuleren of mijn geld terugkrijgen voor de KEI-week of een slaapplaats?

Het is niet mogelijk om af te zeggen, te annuleren of je geld terug te krijgen wanneer je je hebt ingeschreven voor de KEI-week of voor een slaapplaats. Wanneer je nog niet weet of je geslaagd bent, ingeloot bent voor je studie of je nog niet weet of je een kamer hebt, kun je beter even wachten met je inschrijving (voor de KEI-week of een slaapplaats). Er is namelijk geen maximum aantal deelnemers voor de KEI-week, dus je kunt je nog tot en met de vrijdag voor de KEI-week (tot 18:00 uur) online inschrijven en je bent dan verzekerd van deelname aan de KEI-week. Een slaapplaats is iets onzekerder, echter blijkt dat er altijd genoeg slaapplaatsen in studentenhuizen over zijn, mocht je op het laatste moment nog een slaapplaats zoeken.

Ik heb een functiebeperking, kan ik meedoen aan de KEI-week?

Dat kan zeker. We streven ernaar om de KEI-week voor iedereen toegankelijk te maken. Op het aanmeldformulier kun je aangeven dat je een functiebeperking hebt en deze specificeren. Verder kun je ook aangeven of je in een groepje wilt met andere mindervaliden. Wil je meer informatie of heb je nog vragen? Stuur dan een mailtje naar info@keiweek.nl, dan nemen we contact met je op. We kijken dan samen op wat voor manier we rekening kunnen houden met jouw functiebeperking, zodat jij een fantastische week zult beleven!

“Heb je een functiebeperking en wil je graag in contact komen met studenten die dit ook hebben, neem dan vrijblijvend contact op met Wiel&Deal. Wiel&Deal streeft er naar om jongeren met een beperking te ondersteunen bij hun studentenleven en studie. Onbeperkt studeren, dat is het doel.”

Kan ik me samen met iemand anders inschrijven?

Ja, het is mogelijk om je met één vriend of vriendin in te schrijven voor de KEI-week. Geef de naam en het e-mailadres van je vriend(in) aan in je online inschrijving, er wordt dan een e-mail verstuurd naar die vriend(in). Via deze e-mail kan je vriend(in) zich ook aanmelden. Je wordt dan in hetzelfde KEI-groepje geplaatst. Let wel: je kunt je maar met één persoon opgeven. Je kunt je dus niet met z’n drieën (of meer) opgeven.

In totaal zit je met 10 tot 15 eerstejaars KEI-lopers en twee of drie ouderejaars KEI-leiders in een KEI-groepje.