Directeur Evenementen I - Stefan

Rondjes lopen, op mijn telefoon kijken, meer rondjes lopen, weer op mijn telefoon kijken. Het is 26 oktober 2016, ik kan het mij nog goed herinneren de dag dat ik na bijna een maand solliciteren de uitslag kreeg te horen. Vanaf twaalf uur zou er gebeld worden en om tien over twaalf ging mijn telefoon; ik ben aangenomen als Directeur Evenementen. Nog geen drie dagen later ben ik met mijn studie gestopt om mij volledig te kunnen focussen op de KEI-week.

 

Een maand lang werd ik samen met mijn bestuursgenoten ingewerkt. Honderden pagina’s over Stichting KEI en de KEI-week moesten doorgenomen worden om van alles op de hoogte te zijn. Daarnaast was er veel ruimte voor leuke activiteiten om mijn mede bestuursgenoten te leren kennen. Na een maand was het tijd voor de officiële inhamering en de sleuteloverdracht van het kantoor. De KEI-week van 2017 moet georganiseerd worden en het is aan ons om dit voor elkaar te krijgen.

 

In december had ik het nog vrij rustig, voetjes omhoog en heel veel filmpjes kijken om inspiratie op te doen. Daarnaast werden alle evaluaties van de evenementen van het afgelopen jaar doorgenomen om goed op de hoogte te zijn wat goed is gegaan en waar nog ruimte is voor verbetering. De KEI-week van 2017 wil je immers nóg mooier, nóg leuker en nóg groter maken dan die van het jaar ervoor.

 

Vervolgens wordt ook het thema bedacht en het beleid geschreven. De basis voor jouw jaar bij Stichting KEI. Tijdens de brainstormsessies van het beleid ga je samen met de rest van je bestuur kijken wat de punten zijn waar jullie je dat jaar op willen focussen. Dit is zoveel voor de KEI-week zelf als de gehele organisatie rondom. Wanneer het beleidsplan geschreven is kan je dan echt beginnen met het uitwerken van de evenementen.

 

Daar stond ik dan ergens in de binnenstad wetende dat over een half jaar hier ergens de KEI-week plaats zal vinden. Eerst zijn wij begonnen met het oriënteren welke evenementen wij weer wilden organiseren, veel zal gelijk blijven maar er is altijd genoeg ruimte om jou stempel op de KEI-week te drukken. Als je weet wat je wilt organiseren ga je kijken waar je dit wilt doen. De hele stad kan je afstruinen op zoek naar de beste locatie. Langzaamaan beginnen de contouren van de KEI-week te ontstaan.

 

Voor je het weet is al maart voorbij en staat april voor de deur en moet de vergunning gemaakt worden. Een gigantisch boekwerk dat ik samen met de andere Directeur Evenementen en de Voorzitter opgesteld heb met hulp van de rest van het bestuur. In de vergunning moeten ook alle gekke ideeën komen waarvan je nog niet eens weet of ze mogelijk zijn: een helikopervlucht met vallende bloemblaadjes of een grasmat op de Grote Markt, alles moet erin, want als het hier niet in staat is het later niet meer mogelijk.

 

Ondertussen beginnen ook de aanmeldingen voor de evenementen binnen te stromen. Voor de Informatiemarkt heb ik al gauw te maken met 120 verschillende partijen. Behoorlijk wat administratie maar super leuk om met zoveel mensen in gesprek te zijn. Allemaal hebben ze hetzelfde doel: een geweldige KEI-week neerzetten.

 

Voor je het weet is het mei en komen de Event Managers erbij. Inmiddels begint het werk ook steeds meer te worden dus kunnen ze gelijk aan de slag.

Nu zijn we samen druk bezig met de Event Managers om de invulling van de programma’s helemaal rond te krijgen. Wekelijks op locatie kijken om de juiste indeling te maken is routine geworden: bomen tellen op de Vismarkt, barren uit meten op Kardinge, routes bedenken in MartiniPlaza het moet allemaal gebeuren.

 

De tijd vliegt en voordat we het weten is het zomer. Ik kan niet wachten om op die maandag de aftrap te geven van weer een geweldige KEI-week. Om aan iedereen te laten zien waar wij een jaar lang zo hard aan gewerkt hebben en om iedereen ervan zien te genieten.

 

Na de KEI-week zal het heel veel evalueren worden, om te kijken hoe het ging en om alvast een basis aan informatie te verzamelen om dit aan mijn opvolger mee te geven. Gelukkig duurt dit nog even en ik wil er zeker ook nog niet aan denken.

Eerst deze KEI-week neerzetten en een nieuw sprookje schrijven hier in Groningen.

 

Stefan

Geplaatst op door | |

KEI-week

Installeer onze app!